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河池学院学生工作信息化创新与实践
河池学院(Hechi University),简称“河院”,坐落于广西壮族自治区河池市宜州区,是桂西北地区唯一一所普通本科院校;在原河池师范高等专科学校的基础上,于2003年4月经教育部批准成立的一所全日制普通本科院校;学院实行“自治区与河池市共建,以自治区为主”的办学体制。经过多年办学发展,学校已成为一所具有一定规模、初具特色的多科性地方本科院校。

导 读


学生管理工作是高校管理工作的核心之一,在信息化时代背景下提高学生管理工作的信息化水平,是学生管理工作改革的必然要求。河池学院以推进“三全育人”为立足点,依托学校已有的信息基础设施,整合系统资源,以统一身份认证、统一信息门户、校级数据中心建设为契机,以大系统、轻服务、易扩展为思路,逐步建立服务学生学习、生活、思政、就业等各个方面的跨部门学生管理工作信息系统。


系统涵盖迎新、宿管、考勤、学工、辅导猫、报修等多个业务系统,各系统数据互通,学生通过企业微信移动端就可以方便的办理各种业务,查询相关信息,产生的数据也为学校对学生的精细化管理提供了数据依据,同时也提高了学生对学校的满意度。


“河池学院学生工作信息化创新与实践”案例获得“2021年度广西教育信息化应用优秀案例”。


统一身份认证登录界面

网上办事大厅部分内容


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Part.1

案例分析


近年来,在学校各级领导的支持下,河池学院的信息化水平有了很大进步。学校从2019年开始进行智慧校园平台建设,先后建设了统一身份认证、统一信息门户、校级数据中心等公共平台。在此之前学校在用的信息系统有教务系统、OA系统、图书管理系统等,但这些系统所包含的内容只是系统所涉及的具体业务,功能只和具体的业务部门相关,产生的数据也不能被其他部门使用,数据不能被充分挖掘,形成一个个“数据孤岛”。学生在校期间除了课堂学习之外的业务缺乏相应的业务系统,主要依靠手工管理或简单的办公自动化工具管理,远远不能满足当时学生工作的需要。考虑到学校信息化用户量最大的群体就是学生,只有学生管理和服务工作信息化了,学校的信息化工作才算真正起步。


学生管理工作的信息化从阶段来说可以分为:数字化、信息化、智能化、智慧化。首先要数字化,数字化是信息化的基础,是对学生产生的各类信息进行数字化处理,本质就是将传统的纸质文档转变为数字化文档的过程。信息化则是数字化发展到一定阶段,在IT技术和网络平台的支持下,让数据在各应用系统之间“流动”起来,让人少跑,数据多跑。智能化则是对数据进行采集、整合与呈现,通过分析采集到的数据实现服务智能化,通过各系统数据融合分析实现对学生学习、生活、消费行为的监测,实现自动预警推送信息,人为干预。智慧化则更进一步,在智慧化的基础上运用多学科知识进行建模,对数据更进一步挖掘,进行趋势预判、决策支持和个性化服务。


学校的学生管理工作信息化计划分两个阶段,第一阶段进行数字化和信息化,重点是梳理学校现有学生管理和服务工作的流程和需求,先把线下的业务线上化。第二阶段是智慧化和智能化,这一阶段的主要任务就是将学生每天产生的大量数据存储到数据中心,挖掘这些数据和学生的相关性,形成每个学生的数字画像,进行异常行为预警等。


项目的建设目标是,依托学校已有的信息基础设施,整合系统资源,以统一身份认证、统一信息门户、校级数据中心建设为契机,梳理学生管理现有业务及流程,以为学生服务,提升学生对学校满意度为出发点,以提高学生管理工作效率和精细化程度为依据,以大系统、轻服务、易扩展为思路,逐步建立服务学生学习、生活、思政、就业等各个方面的跨部门学生管理工作信息系统。


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Part.2

实施过程


以现有系统为基础,新建与集成相结合的方式进行学生管理信息系统的思路,新建迎新系统、宿舍管理系统、考勤系统、学工系统等4个业务子系统,数据集成教务、一卡通、图书借阅等业务系统。


01

迎新子系统


传统的迎新过程中,涉及到学工、财务、教务、保卫等多个部门,报到过程都要人工完成,不可避免的会出现各种问题,例如排队等候、手续漏办理、错办,学生到处奔波,数据填写准确率低,统计报到率往往是一个冗长的过程。


使用迎新系统后,学生拿到录取通知书后先进行预报到,在线缴费,报到当天进行学院报到,服装领取就可完成报到。整个过程通过迎新系统移动端扫码完成,方便快捷,数据统计准确,学校的迎新数据实时的显示在大屏上,在移动端各级领导和政工队伍老师看一看到自己所负责班级的报到情况及报到率的实时统计。


迎新系统流程配置页面

迎新实时大数据


02

宿管子系统


宿舍管理在未使用系统之前都是人工记录,对学生进行宿舍调换、查询空床位、查找学生的住宿信息都十分繁琐,而且容易出错。宿舍管理系统上线后,通过对宿舍资源进行管理,日常调整床位等操作都在系统进行,调整操作有迹可循,极大的减轻了宿舍管理员的工作负担。另外,宿舍管理系统的住宿信息也已同步到学生的基本信息字段,方便辅导员和班主任查询,不用再询问宿舍管理员。


宿舍管理系统资源总览


03

考勤子系统


上课的考勤一直是一个比较难解决的问题,教师在期末录成绩时,平时成绩的部分需要参考学生的出勤情况,班级人数比较多的情况下,点名的方式就很占用上课时间,引入考勤系统后,学生通过一卡通刷教室门口的考勤机进行考勤,忘记带卡可以使用单独的APP扫码进行考勤,也可以在其中查询自己的考勤情况。如果考勤数据异常,可以通过申诉的方式来处理,任课教师则通过统一身份认证登录考勤系统进行审核补签到。另外考勤系统的数据也可以给各二级学院和学校提供数据支持。


考勤子系统页面


04

学工子系统


学工子系统通过模块化部署,可扩展性强,可以根据学生管理工作新需求加入新的功能模块,目前包含了:基本信息、政工队伍、学生请假、勤工助学、助学金、奖学金、困难生、困难补助、学生年度鉴定表(根据需求自行使用流程引擎设计)、辅导猫(辅导员管理学生模块)。各模块松散耦合,基础数据共享,统一入口,两端互通,便于数据分析。


网上办事大厅学工应用

企业微信端部分学生应用


学生基本信息模块是学工信息的基础数据,其他模块都从中获取学生的相关信息,该模块包括信息审核、信息管理、信息查询、信息设置、班级管理、查询统计、权限管理等功能,学生则可以进行信息的填报,教师进行审核后写入。


学生基本信息查询页面


政工队伍模块主要是对从事学生管理工作的教师进行任职、离任管理,包括班主任、辅导员、院系负责人等任职,其它模块的任职信息都来源于此,是其它模块正常运行的基础。


政工队伍页面


学生请假模块是使用率最高的模块之一,有了系统之后学生在企业微信端进行请假,管理老师收到消息推送后,进行审批即可,极大的改善了办事效率。


学生请假统计页面


勤工助学工作一直是学生资助工作的重要部分,也受到同学们的欢迎。使用勤工助学模块后,用工单位申请岗位指标,学校审批核准后,用工单位按照核定岗位和数量发布招聘信息,并设定进行申请的时间,学生自行申请。学生填报时,只需要填写申请理由选择申请的岗位即可,其他信息从基本信息等模块获取,减轻了学生填写申请表的工作量,在线填写导出打印。每月管理老师核准学生的工时,并在薪酬管理模块进行在线填报,学工处资助中心进行审批后即可按照报表信息及工时进行薪酬发放工作。


勤工助学用工单位管理页面


助学金是国家对家庭困难学生资助的一种形式,其开展申请的前提是确定家庭困难学生的类型。这两项工作在线下执行的时候,学生需要填写多次表格,并且由于部分学生字迹潦草,给审核带来了困难,审核表格中的学习成绩查证也需要耗费较多的时间。通过困难生模块进行线上申请,学生只需要填写家庭基本情况,其他信息,如家庭成员、学习情况都可以从数据中心自动获取,大大减轻了师生双方的工作量。在整个困难生在线评议的过程中,支持线上公示等,兼顾公平性。


困难生审核页面


年度鉴定表是大二以上年级的学生每年必填的表格,用来存档,主要是记录学生的基本信息、获奖信息,家庭情况,学习情况(上一学年各科成绩),自我鉴定,班主任评语等信息。学校使用流程引擎根据学校的需求开发该应用模块,启用模块后学生只需要在企业微信中的年度鉴定模块填写自我鉴定,然后提交给班主任审核,班主任在线填写评语,提交学院审核。流程走完后就可以导出PDF打印,整个过程快捷方便,对于一些在外实习的同学,也是直接在企业微信“河你办”中的年度鉴定表应用进行填报即可,信息准确性高得到了师生的欢迎。


年度鉴定表审核页面


2020年1月份全国疫情爆发,学校积极配合响应国家防控要求,使用信息化工具“辅导猫”服务基本实现了疫情期间学校的相关防控管理工作。“辅导猫”服务协助学校在使用期间解决的问题包括:搭建校级任务线上化体系、建设重要通知应用、建设多场景考勤应用、建设学工工作日志应用、建设宿舍无接触考勤应用、建设学生行为数据汇总与分析应用等。


辅导猫首页


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Part.3

案例总结


河池学院在学生工作信息化建设实践过程中,总结的经验包括:


01

集中领导,统一协调


学生管理工作涉及部门众多,很多业务需要跨部门协调才能有序开展,学校成立了信息化工作小组,校长担任组长进行组织协调,给学生管理工作的信息化强有力的支持。


02

统一规划,逐步实施


应该站在学校全局的角度对信息化进行长期规划,结合学校现有的应用系统进行规划,规划未来2-3年内的应用需求。信息化的建设和推进不可能一蹴而就,应该统一标准,分步实施。


03

统一标准,数据共享


要在各系统间进行数据交换和共享,必须有统一的编码标准和集成标准。学校在2019年发布了《河池学院基础信息编码标准》,新建系统统一使用新标准,暂时无法更改标准的老系统,先进行标准转换,等待时机进行统一。


04

寻找刚需,以用促建


在信息化推进过程中,不可避免会遇到阻力和困难,这时应挖掘师生的刚需,解决师生在工作学习中的痛点,这样才能从“要我用”变成“我要用”。在推动信息化的过程中,应主动挖掘刚需,解决痛点问题,这样信息化的推进工作才会更为顺利。例如,有班主任反馈无法知道所在班级的学生学习情况,学校就组织人力开发一个小的应用“班级成绩”,教师从网办进入即可直接查询该班同学的学习情况,受到班主任的欢迎。


(案例主要参与人员:田光灿、李波、谭可久、方萍、杨玉珠、黄晓萍、宋文军、陆东钰、吴志业、杨桂正、石邦克)